Plataformas de colaboración: Un territorio del que todos pueden participar

En estos días, nombres propios como Zoom o Webex se transformaron en verbos, no sólo en el ámbito empresarial, sino también en el hogar. En paralelo con esa búsqueda de comunicación de los individuos, las organizaciones demandan herramientas colaborativas para seguir funcionando. Una oportunidad y un negocio a la medida de los canales.

El universo de la colaboración, pero sobre todo de la videocolaboración, literalmente explotó en los últimos meses. Para muestra basta un botón. Zoom, una empresa californiana fundada en 2011 por un ex empleado de Webex, pero que hasta comienzos de este año tenía cerca de 10 millones de sesiones, en sólo cuatro meses llegó a 300 millones, con todos los dolores y la exposición impremeditada que implica un crecimiento tan brutal. En tanto, del otro lado de la vereda, Cisco Webex reportó que tan sólo en marzo pasado tuvo un total de 324 millones de usuarios en marzo, debido al aumento del teletrabajo.

Dos fenómenos contribuyeron a la explosión en la demanda de herramientas de colaboración de todo tipo y tamaño. El primero, que se viene acentuando desde hace una década, habla de una progresiva adopción del teletrabajo en las organizaciones. Esa tendencia evolucionaba a ritmo cansino, en algunos casos sacando provecho de las plataformas empresariales disponibles (aquéllas que tienen seguridad de punta a punta de la comunicación, que se integran con los directorios de las empresas y que son capaces de soportar un alto volumen de interacciones, entre otras pautas) y en otros casos utilizando las opciones destinadas a los consumidores de a pie. A este primer fenómeno vino a sumarse una pandemia, y la obligación de aislamiento social, que demandó el rápido despliegue de plataformas de teletrabajo, de manera masiva, desordenada, como para apagar el incendio mientras las organizaciones se adaptaban el “nuevo normal”.

Esta segunda oleada se montó en la anterior, pero la desbordó. La buena noticia es que las oportunidades que se desprendieron de esa segunda oleada están lejos de acabarse. Porque a ese primer despliegue desordenado sigue ahora la posibilidad de repensar estratégicamente las opciones y entender qué herramientas pueden funcionar mejor para cada tipo de empresa. Desde herramientas para organizar el flujo de trabajo a otras que permiten transferir y compartir grandes cantidades de información de manera segura y veloz. No sólo de videollamadas viven los negocios. Muchas de estas soluciones no son aplicaciones off the shelf. Para que cumplan con su función requieren de los servicios de partners que aporten una buena cuota de valor agregado.

Trello

Trello es una plataforma que permite hacer el seguimiento de los proyectos desde una amplia variedad de dispositivos, y de manera sincronizada. A través de tarjetas, listas y tableros, permite a las organizaciones distribuidas priorizar proyectos, organizar el trabajo, asignar responsabilidades y colaborar en pos de una mayor productividad. Se trata de una plataforma de operación sencilla y bastante flexible (sus responsables aseguran que puede servir hasta para planificar unas vacaciones familiares), que permite de un vistazo apreciar los detalles de cada tarea, para luego añadir comentarios, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y mucho más directamente sobre las tarjetas.

Esta plataforma ofrece además cierto nivel de automatización de los flujos de trabajo a través de un bot llamado Butler, que puede disparar eventos basándose en reglas, establecer botones personalizados en tarjetas y tableros, y añadir comandos de calendario y fechas.

Trello es una de las soluciones ofrecidas por Atlassian. Su gerente general para América Latina, Julio Chez, explica que todos los partners de Atlassian tienen la posibilidad de vender todos los productos de la compañía, entre los cuales está Trello. “Contamos con una red de partners a través de toda Latinoamérica que se dedican a la venta y al servicio de nuestras soluciones. Nuestro programa de partners contiene pre-requisitos para formar parte del mismo y de certificaciones/ventas dependiendo del nivel”. 

Acaso uno de los puntos más interesantes de Trello son sus Power-Ups. Se trata de herramientas e integraciones que se pueden agregar a la plataforma. Desde calendarios y campos personalizados, a integraciones con Slack, Zoho CRM, Dropbox, Salesforce, Box, Google Drive o InVision, entre otros, sumando cerca de 150 módulos que ya están disponibles en la página de Power-Ups, separados en más de una decena de categorías. También se pueden desarrollar  Power-Ups personalizados, ya sea para su uso privado, o bien para comercializarlos masivamente. 

Por otra parte, Trello se integra con Jira y otras suites de Atlassian, conformando soluciones específicas para distintos verticales, como por ejemplo, seguimiento de incidentes o gestión del ciclo de vida de desarrollo de un software.

Dropbox Business se posiciona como una solución para lograr visibilidad y control total de los datos en la nube, con gran capacidad de colaboración. Es más que un espacio para subir archivos y compartirlos. Permite acceder de manera centralizada a todas las herramientas, el contenido y los colaboradores a lo largo de la organización, optimizando el flujo de trabajo existente. A los beneficios de las versiones tradicionales de Dropbox, la edición para empresas (que arrancó hace unos siete años) suma una consola de administración que da visibilidad de todos los usuarios de la organización y qué es lo que han estado haciendo con la plataforma.

Luis Herrera, Head of Channel Sales para América Latina de Dropbox, asegura que Dropbox para Empresas es una herramienta de colaboración y sincronización (diez veces más rápida que la competencia, según Herrera) y, si bien no es una herramienta de copia de respaldo, tiene varias funciones que ayudan a recuperar información en caso de desastre.

En América Latina, la distribución de Dropbox es a través de Ingram Micro y una red de partners. La marca tiene presencia en Perú, Chile, Colombia, Brasil y México, si bien ya ha abierto operaciones en la Argentina (donde ya tienen clientes) y están tendiendo a clientes de otros países, como Paraguay, Uruguay, Ecuador, Panamá y Costa Rica. Si bien existe una parte del negocio que es venta directa de Dropbox, cada vez tienen más incidencia los canales, y la alineación con ellos es cada vez mayor.

Herrera asegura que Dropbox Business habilita distintas fuentes de ingreso para los canales, arrancando por la migración de los datos a la nube de Dropbox, el diseño de la estructura de folders y grupos, y de cómo funcionará Dropbox (sin mencionar la implementación, que es muy sencilla), el manejo de las licencias, y las integraciones (Dropbox posee más de 300.000 integraciones), entre otras posibilidades. El ejecutivo aclara que Dropbox es agnóstico a cualquier plataforma o cualquier sistema operativo. “Una integración que está siendo bastante utilizada en estos momentos es Dropbox Business + Zoom, que permite compartir información de manera rápida sin desplazarte fuera de las mismas y promueve el trabajo remoto y colaborativo”.

Propuesta de valor para el cliente

Centraliza el contenido del equipo. Permite crear, almacenar y compartir contenido en la nube desde Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, archivos de Microsoft Office y archivos Dropbox Paper, junto con los archivos tradicionales en Dropbox. A través de Dropbox Paper, los usuarios acceden a un verdadero espacio de trabajo que permite trabajar colaborativamente sobre los documentos sin salir de Dropbox. Estos documentos pueden además tener una firma electrónica merced a la integración con HelloSign (una compañía de Dropbox).

Transforma las carpetas. Dropbox Spaces (lo más nuevo de Dropbox en materia de espacios de trabajo inteligentes y colaborativos) reúne en un mismo lugar los archivos y el contenido en la nube, de modo que las presentaciones de PowerPoint puedan convivir con los documentos de Google, los tableros de Trello y las herramientas favoritas del equipo.

Colaboración en equipo en cualquier momento, estés donde estés. Permite acceder con facilidad al trabajo del equipo desde una computadora, dispositivos móviles o cualquier explorador web.

Herramientas de colaboración favoritas. Puede recopilar los archivos del equipo y las conversaciones relacionadas en un solo lugar con las herramientas de comunicación más populares: Slack y Zoom.

Encuentra todo al instante. Las carpetas y los archivos sugeridos de forma inteligente ofrecen una ventaja al equipo, puesto que todos los miembros tienen acceso al contenido que necesitan en el momento oportuno.

Tranquilidad total. Una infraestructura segura y distribuida —con herramientas administrativas de control y visibilidad— protege los datos empresariales en Dropbox.

La plataforma cuenta con soporte al canal y al cliente. “Entendemos que en estos momentos la idea es poder operar dinámicamente y lograr implementar los servicios lo más rápido posible. Dropbox Business es una solución que tiene los tiempos de implementación más bajos del mercado y asimismo la adopción más alta de parte de los empleados de las empresas”.

IBM Aspera

En tiempos de aislamiento social, el traslado de medios físicos con grandes volúmenes de datos se vuelve más complejo, entorpeciendo actividades tales como Diagnóstico por imágenes (en el campo de la Salud), Desarrollo de software, Ingeniería, Diseño, Desarrollo de contenido audiovisual y Análisis de grandes volúmenes de datos (Big Data). Aspera de IBM es una herramienta que permite transferir y sincronizar archivos literalmente monumentales y altamente sensibles, de manera segura y veloz.

Los casos de uso de esta plataforma incluyen: distribución de contenido, migración de contenido, automatización de flujos de trabajo, colaboración y sincronización de datos. Por ejemplo, FOX Sports utiliza IBM Aspera para transferir sus medios de video para la edición, post-producción y archivado, gestionado un estimado de 250 terabytes de contenido.

IBM Aspera aborda de una forma diferente los desafíos de mover grandes volúmenes de datos a través de las WANs globales. En lugar de optimizar o acelerar la transferencia de datos, Aspera elimina completamente los cuellos de botella subyacentes usando una tecnología de transporte de avanzada. Utiliza completamente el ancho de banda disponible de la red para maximizar la velocidad y escalar rápidamente sin que existan límites teóricos. Las ventajas que ofrece esta herramienta incluyen:

Click para acceder a la calculadora de Asperaes hasta cien veces más rápido que otras tecnologías de transferencia, gracias a su protocolo FASP, exclusivo de Aspera (llegando a velocidades de varios Gbps).

Puede transmitir archivos de cualquier tamaño y a cualquier punto del planeta sin pérdida de eficiencia.

Es predecible y confiable. Evita muchos errores de transmisión y se recupera automáticamente si se producen.

Se adapta al ancho de banda disponible.

Cumple los requisitos de seguridad necesarios.

Instalación muy sencilla y fácil de usar.